A importância de automatizar o processo de Folha de Pagamento

A importância de automatizar o processo de Folha de Pagamento

A emissão da folha de pagamento é uma obrigatoriedade que toda empresa deve cumprir. Nela constam informações referentes ao colaborador e às remunerações destinadas a ele. Mas a emissão deste documento pode ocasionar problemas que afetam todo o setor de RH. 

As empresas que atuam com cálculos manuais geram custos e trabalho adicional, fazendo com que a obrigação resulte em muita dor de cabeça. Já a empresa que dispõe de ferramentas que aperfeiçoam o processo, percebe um aumento no rendimento do trabalho e facilidade ao realizar o processo.

Que informações devem conter na Folha de Pagamento?

Nome do empregado, trabalhador avulso, autônomo e equiparado, empresário, e demais pessoas físicas sem vínculo empregatício;

Cargo, função ou serviços prestados;

Parcelas integrantes da remuneração;

Parcelas não integrante da remuneração (diárias, ajuda de custo, etc.);

Descontos efetuados;

Resultado líquido a ser pago.

A Folha de Pagamento deve ser gerada mensalmente e uma via deve ser entregue para cada colaborador. Além dessas informações, a folha de pagamento também deve conter informações referentes ao 13º salário, férias, descontos relativos ao vale-refeição e vale-transporte, se houverem.

Vantagens da automação nos cálculos

Os cálculos feitos manualmente para verificar as informações da folha de pagamento podem estar incorretos com maior facilidade, pois o profissional encarregado por calcular pode estar desatento e acabar acrescentando alguma informação inválida. Só quem enfrentou esse tipo de problema sabe que o trabalho para corrigir folhas de pagamento é enorme.

Por isso, automação é um grande meio de evitar esses problemas. Dispor de uma ferramenta para controlar o pagamento também é uma ótima forma de evitar erros, pois é possível deixar agendado os pagamentos dos salários, acompanhar as transações online e evitar esquecimentos, atrasos ou qualquer outro imprevisto.

Para auditorias internas e externas, é essencial ter uma cópia da folha de pagamento de cada colaborador. Além disso, realizar o backup periodicamente pode evitar a perca de informações essenciais para o trabalho do RH.

O armazenamento dessas informações pode ser feito de forma impressa ou eletrônica. Na forma impressa, o volume de papéis e documentos pode ser enorme e acabar resultando em muito material usado desnecessariamente ou até mesmo na falta de espaço para preservá-los. Já pelo meio eletrônico, as informações serão encontradas com maior facilidade, todas no mesmo lugar, sem papelada e pilhas de documentos.

A Folha de Pagamento é um processo muito importante para a empresa e o colaborador, pois é através dela que direitos são garantidos e preservados. Assegurando a originalidade das informações através de uma ferramenta hábil e confiável, podem-se evitar desentendimentos, processos trabalhistas ou previdenciários e muitos outros problemas dispensáveis para a boa gestão de qualquer empresa.

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